Integritetspolicy

Hur vi behandlar personuppgifter

Apotekarsocieteten och Läkemedelsakademin i Stockholm AB samlar personer som är yrkesverksamma i hela läkemedelskedjan och från hela Sverige. I integritetspolicyn lämnar vi information om hur vi hanterar personuppgifter i vår verksamhet om man som medlem, kund eller på annat sätt kommer i kontakt med oss. Apotekarsocieteten är en ideell förening vars ändamål är att befordra en hög yrkesstandard inom läkemedelsområdet och att verka för en för individ och samhälle gynnsam utveckling och användning av läkemedel. I detta syfte främjar Apotekarsocieteten kunskaps- och kompetensutveckling inom läkemedelsområdet.

För det har Apotekarsocieteten ett helägt dotterbolag, Läkemedelsakademin i Stockholm AB som ansvarar för att utbildningsverksamhetenen och gemensamma stödfunktioner (ekonomi och övrig administration).

Läkemedelsvärlden är vår digitala tidning som man kan ta del av även om man inte är medlem i föreningen.

Föreningen och bolaget är gemensamt personuppgiftsansvariga eftersom båda har inflytande över hur personuppgifter behandlas i vår verksamhet. Vi är måna om din personliga integritet och att skydda dina personuppgifter och har därför en gemensam funktion som arbetar med dataskyddsfrågor.

Vi beskriver hur Apotekarsocieteten behandlar sina personuppgifter huvudsakligen utifrån ett processperspektiv i separata avsnitt.

Apotekarsocietetens processer

Medlemskap

I ditt medlemskap i Apotekarsocieteten arbetar vi med följande processer:

Bli medlem

Som medlem kan antas en fysisk person om man som medlem kan förväntas främja ändamålet. Som medlem ska man tillhöra en krets och /eller en eller flera sektioner. Förutom läkemedel riktar sig Apotekarsocieteten också mot området medicinteknik.

Ändamålet med registrering av medlemmars personuppgifter är medlemsadministration och att på övergripande nivå få kunskap om medlemmarnas bakgrund för anpassning av olika aktiviteter.

Den lagliga grunden för behandlingen av personuppgifter som medlem är avtal (stadgarna är att anse som ett avtal) och till vissa delar rättslig förpliktelse (bokföringslagen)

    1. Registring. Om du vill bli medlem kan du anmäla det via vår webbplats. Du får då ange information om dig som vi behöver för att kunna hantera ditt medlemskap: Namn och e-postadress. Eftersom vi har olika medlemsavgifter för olika kategorier medlemmar registreras information om status ”Medlem”, ”Pensionär” eller ”Student”. Vi lagrar dina personuppgifter i vårt affärssystem. Enligt våra stadgar ska du välja en krets och/eller sektion som du vill vara medlem i. För Sektionen för sjukvårdsfarmaci ingår medlemskap även i EAHP (European Association of Hospital Pharmacists) vilken gör direktutskick till medlemmarna. Vi kommer därför att skicka namn, adress och e-post till dem en gång om året. Har du inget konto fyller du i alla uppgifter, har du ett befintligt konto kontrollerar du och kompletterar vid behov (dessa sparas sedan så du ska kunna logga in igen på ditt konto och se din medlemsinformation på Mina sidor).
    2. Betalningsinformation. Ändamålet med det här steget är att vi ska få betalt och klara vår bokföring. Vi ber dig registrera de personuppgifter som behövs för detta syfte.
    3. Medlemskap bekräftas. När du anmält att du vill bli medlem och vi bekräftat det i vårt system blir du medlem och du får en bekräftelse via e-post.

Årlig avisering under medlemskapet

    1. Urval görs. Beroende på när ditt medlemskap startade identifierar vårt system när det är dags att betala nästa medlemsavgift.
    2. Du får e-post med information om att medlemsperioden närmar sig slutet. Då behandlar vi personuppgifterna namn, adress (hem eller arbetsplats), epost, medlemstatus samt vilka kretsar och sektioner du är medlem i.
    3. Påminnelse om betalning. De som inte betalar påminns vid två tillfällen. Kommer betalning inte in efter två påminnelser avslutar vi medlemskapet och utgår ifrån att medlemskapet inte längre är intressant för dig.

Avsluta medlemskap

Ändamålet med denna process är medlemsadministration.

Laglig grund är avtal (stadgar) och rättslig förpliktelse (behålla uppgifter för att kunna fakturera, bokföra och följa stiftelselagstiftningen).

    1. Anmälan avsluta medlemskap/inte betalat trots påminnelse. Om du inte längre vill vara medlem kan du sluta att betala medlemsavgiften. Du kan också anmäla detta genom ett telefonsamtal eller ett mejl till vår föreningssupport på info@apotekarsocieteten.se. De uppgifter som behandlas i detta steg är kontaktuppgifter (namn, personnummer, mejladress, telefonnr).
    2. Avregistrering. I det här steget avregistreras du som medlem genom att notering görs i affärssystemet till den nya statusen. Uppgifterna i affärssystemet som registrerats om dig som medlem sparas ytterligare en period för återvärvningsändamål, eftersom vi vet att många ändrar sig efter ett tag. Däremot rensas uppgifter rörande medlemsutskick direkt ur vårt system för massutskick, eftersom det inte längre finns anledning att skicka medlemsinformation till dig. Ibland har du andra relationer med oss än medlemskap. Du kan t.ex. ha fått stipendier eller ha deltagit i våra utbildningar/aktiviteter. Detta innebär att även om du avslutar ditt medlemskap kan det finnas kvarvarande relationer där personuppgiftsbehandling behövs.
    3. Meddelande. I detta steg får du besked via mejl om att medlemskapet har upphört alternativt sker det direkt vid telefonkontakt. Namn och mejladresser behandlas.
    4. Återvärvning inom ett år. Om du berättat för oss att du inte vill ha möjlighet till återvärvning rensar vi dina personuppgifter kopplade till medlemskapet i affärssystemet (om det inte finns annan laglig grund att lagra uppgiften). I annat fall gör vi, via mejlutskick, försök att återvärva dig  (därefter gallrar vi dina personuppgifter relaterade till medlemskapet). Som nämnts tidigare kan du ha andra relationer med oss än ditt medlemskap som innebär att vi behöver ha kvar vissa personuppgifter.

Aktiviteter

Apotekarsocieteten tillhandahåller olika aktiviteter genom kunskaps- och kompetensutveckling inom läkemedelsområdet och genom professionellt nätverkande. Syftet är också att skapa medlemsnytta för medlemmarna. Dessa ändamål är de övergripande ändamålen för alla processer som beskrivs nedan.

Den lagliga grunden är avtal (stadgarna samt förhandling om avtal med föreläsaren).

I arbetet med att tillhandahålla aktiviteter arbetar Apotekarsocieteten med följande processer:

Utveckla aktivitet

    1. Ide väcks. I det här steget behandlas personuppgifter som kan kopplas till den som väckt förslag om aktiviteten (t.ex. mejladress, arbetsplats och namn). Vidare behandlas personuppgifter om möjliga föreläsare (t.ex. namn och kontaktuppgifter).
    2. Avstämning med möjlig föreläsare. I det här steget tar vi kontakt med möjliga föreläsare via mejl eller telefon för att höra om de är intresserade och behandlar då personuppgifter rörande föreläsaren (namn, mejladresser, kontaktuppgifter).
    3. Praktisk avstämning. Om föreläsaren svarar ja till erbjudandet att föreläsa hanterar vi i detta steg resebokningar och liknande praktiska frågor. Vi gör även avstämningar kring presentationen med föreläsaren. Vi behandlar personuppgifter som behövs för dessa syften t.ex. namn, telefonnr, mejladresser.

Marknadsföring och anmälningar

    1. Aktivitet erbjuds. I det här steget registrerar vi aktiviteten och publicerar den sedan på hemsidan (de personuppgifter som behandlas är de uppgifter som finns i inbjudan t.ex. rörande medverkande föreläsare). På så sätt kan du som är intresserad ta del av erbjudandet om aktiviteten.
    2. Aktiviteten marknadsförs. Utöver hemsidan marknadsför vi också aktiviteten på olika sätt. Erbjudandet (samma personuppgifter som i steg 1) läggs också ut på vår Facebook- och LinkedIn-sida. Det innebär att den som vill kan lägga upp kommentarer.
    3. Anmälningar registreras. I detta steg registreras anmälningar från dig som vill delta i aktiviteten via webbplatsen. Förutom ditt namn och e-post kan du också ange andra uppgifter som till exempel behov av specialkost. Du ombeds också att betala kostnaden för aktiviteten, men om du är medlem är de flesta aktiviteterna kostnadsfria. Efter att detta gjorts klarmarkeras deltagandet. Efter att du registrerat dig kommer du att få en bekräftelse på det via mejl.
    4. Information skickas ut. Detta steg behövs för att du som deltagare ska kunna få ta del av all information du behöver om aktiviteten. Information skickas via mejl (personuppgifter som mejladresser och information kopplat till de medverkande föreläsarna behandlas).

Genomförande av aktiviteten

    1. Deltagarlista tas fram. I det här steget tar vi fram deltagarlistor som lokalt ansvarig för aktiviteten kan ta del av vid fysiska aktiviteter. Beträffande specialkost mejlas information till de som ansvarar för aktiviteten så att rätt kost ska kunna tillhandahållas om mat förekommer vid aktiviteten.
    2. Närvaro noteras. Inledningsvis görs en närvarokontroll mot deltagarlistorna. Ändamålen är att kunna ta ut en ”no show-avgift” från de som inte inställer sig vid fysiska möten. Ibland kommer också deltagare som inte föranmält sig (se föregående process) och finns det möjlighet får de delta trots att de inte anmält sig tidigare. De noteringar som görs i detta steg kommer i efterarbetet att registreras i affärssystemet.
    3. Aktiviteten genomförs. De personuppgifter som behandlas är de som finns i föredragshållarens presentation och deltagarlistor. Ibland spelas också aktiviteten in eller streamas, vilket innebär att personuppgifter rörande de närvarande (bilder) behandlas. Syftet bakom detta är att kunna tillhandahålla bättre dokumentation i efterhand till de som deltagit. Vi meddelar alltid i inbjudan om vi kommer spela in eller streama så att du som deltagare kan höra av dig om du har synpunkter eller frågor. Om du inte är bekväm med att vi streamar för vi gärna en dialog med dig hur vi kan undvika att du syns i bild.

Efterarbete

    1. Närvaro registreras. I samband med att aktiviteten genomförs förs närvaronoteringarna över till vårt affärssystem.
    2. Information skickas ut. I det här steget skickas en enkät ut för att ta reda på vad man tyckte om aktiviteten. I steget behandlas personuppgifter som namn och e-postadresser.
    3. Ekonomihantering. I det här steget behandlas personuppgifter som behövs för att sköta fakturering och betalningar avseende ev. kost och logi samt arvoden.
    4. Aktivitet avslutas. Vi gallrar känsliga uppgifter, t ex specialkost kontinuerligt.

Stipendier

En av Apotekarsocietetens uppgifter är att dela ut stipendier och andra bidrag från olika stiftelser som vi förvaltar i enlighet med de föreskrifter som respektive donator meddelat. Vi förvaltar två typer av stiftelser som kan indelas i två huvudsyften: utbildning och understöd.

I stiftelselagen står att föreskrifterna i stiftelseförordnandet ska följas vid förvaltningen av stiftelsens angelägenheter, om inte föreskrifterna strider mot någon bestämmelse istiftelselagen. Vi har därför också en rättslig förpliktelse att följa vad som sägs i varje stiftelses stiftelseförordnande. Vidare har vi en rättslig förpliktelse att spara dokumentation i sju år för att fullgöra bokföringsskyldighet (beviljade ansökningar) och två år enligt diskrimineringslagen (gäller om stiftelseurkunden rör utbildning).

Dessa övergripande ändamål och lagliga grunder är relevanta för alla processer nedan. I vissa tillkommer också ändamål och lagliga grunder som då beskrivs separat.

Följande processer rörande stipendiehantering finns:

    1. Beslut om utlysning. I det här steget beslutar vi att medel ska lysas ut.
    2. Marknadsföring. I nästa steg är det dags att marknadsföra utlysningen så att de som är intresserade kan få se att det finns medel att söka. Förutom att publicera erbjudandet på hemsidan försöker vi att sprida kunskap om utlysningen i, för målgruppen, lämpliga kanaler. Erbjudandet läggs också ut på vår Facebook- och LinkedIn-sida. Detta innebär att den som vill kan lägga upp kommentarer. Vi gallrar fortlöpande kommentarer på våra sociala medier eftersom dessa kan innehålla personuppgifter, senast när aktiviteten är genomförd eller minst en gång per år.
    3. Ansökan registreras. I detta steg registreras anmälningar från dig som söker bidrag. Personuppgifter (namn, hemadress, personnr för att kunna betala ut och hantera andra frågor, andra kontaktuppgifter, bankkontouppgifter, inom vilket fält du är verksam, vilken grundutbildning du har, vilket år du tog examen, ev. legitimationsbevis, ev.vilken handledare du har och vilket ändamål du söker pengar för registreras. När du registrerat dig kommer du att få bekräftelse på detta via mejl. De som söker understöd i våra stiftelser laddar ner en blankett på vår hemsida, fyller i sina personliga uppgifter och bifogar erforderliga inkomstuppgifter samt identitetsstyrkande och skickar in detta postalt.

Beslut och tilldelning

    1. Beslutsunderlag. I det första steget ställs underlag samman till stipendiekommittéerna som kommer att fatta beslut (se steg 2). Ett beslutsunderlag med personuppgifter som namn, vilket företag du arbetar på,  ev. handledare, examensnivå, vilket ändamål du ansökt medel för och sökt belopp sätts upp. För de som sökt understöd bifogas uppgifter om identitetsstyrkande samt inkomstuppgifter. Underlagen delas med ledamöterna via TeamEngine.
    2. Beslutsmöte. I det här steget hålls ett beslutsmöte i stipendiekommittén. Under mötet kompletteras underlaget med ev inkomna bilagor samt noteringar om vilka som beviljas respektive får avslag på sina ansökningar. Ett protokoll skrivs under mötet med motsvarande personuppgifter infogade. Det beviljade beloppet antecknas i listan och förs efter mötet över till vårt mastersystem. Från mastersystemet tas en beviljandelista fram. Beviljandelistan innehåller uppgift om namn på de som beviljats medel samt ändamål och beviljat belopp och den lagras.
    3. Beslut meddelas. I det här steget skickas beslut ut till alla sökande normalt via mejl, men sökande till understöd som ej uppgivit mejladress får ett brev. Endast beviljade stipendiater får ut beviljandelistan. Ej beviljade sökande får endast ett mail om att de inte beviljats stipendium. Beviljandelistan innehåller namn på den som beviljats medel, vilken stiftelse pengarna ges från, vilket ändamål det rör och tidpunkt för detta samt beviljat belopp skickas ut. Även namn och mejladress till alla sökande behandlas i steget.

Efterarbete

    1. Utbetalning. För att vi ska kunna betala ut pengar enligt beslutet i föregående process behandlar vi personuppgifter som namn, stiftelse, beviljat totalbelopp, aktuellt utbetalningsbelopp och protokollsnummer. Vi kontrollerar också att bankkontonummer finns för de till vilka utbetalning ska göras. Därefter görs utbetalningen och vi noterar statusen Utbetalat i vårt mastersystem.
    2. Bokföring. Vi bokför verifikationer kopplade till beslutet till respektive stiftelse. Detta innebär att personuppgifter rörande namn, ändamål, tidpunkt för aktivitet, belopp och stiftelsenamn behandlas.
    3. Analys. För att följa vårt arbete med stipendierna görs en analys av antalet inkomna och beviljade ansökningar per stiftelse. Inga personuppgifter av de sökande behandlas.
    4. Gallring. Gallring av inkomna stipendieansökningar görs efter 2 år (inkomna men ej beviljade) samt 7 år (beviljade) se vidare i inledningen till detta kapitel. Gallring av bankkontonummer görs ca ett år efter sista utbetalning för beviljat stipendium och direkt efter beslutsmöte för ansökningar som ej beviljats.

Efter att pengar har betalats ut

Det övergripande ändamålet med de här stegen är att ha kontroll över att pengar används på sätt som är förenligt med stiftelseurkunden och om så inte sker, tillse att de återbetalas.

    1. Återrapportering. De som beviljats stipendium ska återrapportera när de genomfört det ändamål som stipendiet avsåg, i form av intyg eller annat överenskommet material. I det här steget behandlas personuppgifter i form av namn, e-postadresser och de som finns i rapporteringen av ändamålet. När vi tagit emot din återrapportering ändrar vi status i vårt mastersystem från ”utbetalat” till ”återrapporterat”.
    2. Uppföljning. Vi följer upp hur beviljade pengar används genom att gå igenom vårt register för att se om vi fått en återrapportering. Har vi inte fått det tar vi kontakt med stipendiaten vilket kan leda till att vi får frågor om ändring eller återbetalning att hantera. I det här steget behandlar vi personuppgifter som namn, vilket ändamål pengar beviljats för, beviljat belopp och ur vilken stiftelse.
    3. Ändring. Det förekommer att den som fått stipendium för visst ändamål frågar om det går att byta till ett annat. Om man är i den situationen kommer personuppgifter som e-postadress, namn samt dina och våra tankar kring befintligt och önskat ändamål att behandlas. Om man inte får den önskade ändringen godkänd ska pengarna betalas tillbaka.
    4. Återbetalning. Ibland vill en stipendiat betala tillbaka pengar. Andra gånger initierar vi en återbetalning för att vi ser att pengarna inte utnyttjats för tänkt ändamål (t.ex. om återrapportering inte sker). För de som är i den situationen kommer personuppgifter som e-postadress, namn samt olika bedömningar kring återbetalningen initialt behandlas. När  återbetalning av beloppet skett ändrar vi status i vårt mastersystem så systemet speglar aktuellt läge (statusen ”delvis återbetalat” alternativt ”ej utnyttjat” registreras) och kommer då att vara registrerat i vårt mastersystem.
    5. Gallring. Se information under ”Efterarbete”.

 

Interna konferenser för förtroendevalda, fullmäktige m.m.

Nedan beskrivs processen när Apotekarsocietetens anordnar konferenser för förtroendevalda som ordförandekonferenser, fullmäktigemöte mm.

Möten av den här karaktären behövs för att uppfylla Apotekarsocietetens stadgar vilket är det övergripande ändamålet med behandlingen. Ett annat övergripande ändamål är att hantera behövlig administration på ett effektivt sätt. Laglig grund för behandlingen är avtal (Apotekarsocietetens stadgar).

Processen

    1. Kallelse. I detta steg skickas kallelse till de som enligt stadgarna ska kallas till mötet. När det gäller fullmäktige är det de valda delegaterna som kallas. De personuppgifter som behandlas i steget är berördas namn och mejladresser som vi av bl.a. detta skäl har lagrat i vårt mastersystem.
    2. Anmälningar registreras. I detta steg registreras anmälningar från dig som kallats i steg 1 och som vill delta i mötet. Personuppgifter som behandlas är namn, kontaktuppgifter samt ev specialkost. Efter registrering skickas en bekräftelse via mejl.
    3. Information skickas ut. Du kommer att få viss information skickad till dig via e-post. Då behandlas främst namn och mejladress.
    4. Bokningar. För att genomföra mötet behöver vi boka mat och hotellrum. Det innebär att vi behandlar personuppgifter om specialkost och hotellbokningar i detta skede. Vi skickar namn till hotellet på de som ska ha rum men beträffande specialkost skickar vi inga personuppgifter.
    5. Gallring. Vi gallrar känsliga uppgifter, t ex specialkost efter aktivitetens genomförande. Övriga praktiska uppgifter t ex tid, plats och datum samt deltagarlista raderar vi efter aktivitetens genomförande och i samband med att aktiviteten är betald.

Läkemedelsakademin i Stockholm ABs processer

Utveckla en utbildning

    1. Idé ny utbildning. I detta steg uppstår idén till en ny utbildning antingen internt, via partner eller genom en direkt fråga från en kund. Personuppgifter som behandlas rör affärsmässiga frågor och avser namn, mejladresser, telefonnummer etc. hos oss, partner och kund och potentiella medverkande leverantörer. Ändamålet med behandlingen är att tillhandahålla kundservice som stämmer med det övergripande ändamålet och utveckla bolagets affärsverksamhet. Laglig grund för behandlingen är avtal (förhandlingar om affärsavtal).
    2. Offert/Avtal. I detta steg behandlas samma typ av personuppgifter som i punkt 1. Även laglig grund och ändamål är samma men här tillkommer ändamålet att bevara viktiga underlag rörande parternas avsikter samt att kunna följa reglerna i bokföringslagen (den lagliga grunden i sistnämnda fall är rättslig förpliktelse).

Om vi inte ingår avtal så sparar vi konversationen kring offert, avtal och offertutkast eftersom vi vet att kunder ofta önskar återuppta konversationen. Offerter, accepten och avtal är i detta läge viktiga bokföringshandlingar som ska sparas i 7 år enligt bokförings- och skattelagstiftning.

    1. Programkommitté/Ämnesexperter. Nu skapas en programkommitté/arbetsgrupp av ämnesexperter som ska arbeta med att ta fram utbildningen. Lämpliga medverkande ämnesexperter identifieras (i denna process behandlas personuppgifter som namn på medverkande men också bedömd lämplighet och kunskapsområde). Vid identifikation av medverkande är grunden berättigat intresse. Vi har en förteckning över de ämnesexperter som tidigare medverkat på våra utbildningar.

Uppgifterna rörande olika medverkande konsulter delas med eventuell uppdragskund och ansvariga hos oss. Avtal sluts med medverkande och är bokföringshandlingar som ska sparas i 7 år enligt bokförings- och skattelagstiftning.

    1. Produktion. I detta steg skapas utbildningen och här behandlas personuppgifter till de som förbereder och deltar i arbetet.

Ändamålet med behandlingen ovan är att skapa och administrera utbildningen men också att ta in underlag till utbetalning till medverkande och bokföring. De lagliga grunderna är avtal (både anställningsavtal och avtal med medverkande) och rättslig förpliktelse (bokföringslagen).

Marknadsföring och anmälningar

Ändamålet med denna process är att vi ska kunna genomföra våra utbildningar.

    1. Utbildning erbjuds. Utbildningen läggs upp i affärssystemet och publiceras på hemsidan. Ändamålet är att nå ut till kunder. Kontaktuppgifter samt namn och företagsuppgifter beträffande medverkande ämnesexperter/programkommitté är de personuppgifter som behandlas.
    2. Utbildningen marknadsförs. De målgrupper vi bedömer är intresserade får mejlutskick. För att kunna göra det behandlar vi personuppgifter från de som gett uttryckligt samtycke till profilering (hur vi gör detta beskrivs i inledningen till vår integritetspolicy). Erbjudandet läggs också ut på våra sociala medier.
    3. Anmälningar registreras. Exempel på personuppgifter som registreras är; namn., , postadress, e-postadress, specialkost, , inom vilket fält du är verksam, vilken grundutbildning du har, antal år du arbetat och antal kurser inom området samt eventuellt medlemskap i Apotekarsocieteten).
      Efter genomförd utbildning sparas ditt intyg i max 5 år, därefter raderas det. När du registrerat dig skickas en bokningsbekräftelse till din e-postadress.

Vid avgiftsbelagda kurser ombeds du också i bokningsbekräftelsen att betala kostnaden för utbildningen (se beskrivning av ekonomiprocessen för att se hur personuppgifter används där).

Slutligen kan du i detta steg också registrera att du önskar bli medlem i Apotekarsocieteten.

Ändamålet med behandlingen i detta steg är nödvändig administration t.ex. att vi ska kunna få betalt och att rätt kost ska kunna erbjudas dig vid utbildningar på plats.

    1. Information skickas ut. Detta steg behövs för att deltagarna ska få ta del av all information de behöver om utbildningen. Deltagarna får information via mejl (personuppgifter som mejladresser och information kopplat till medverkande behandlas). För de utbildningar där kursmaterial ligger i en läroportal så kommer du åt hela kursmaterialet när eventuell avgift är betald. Du får då inbjudan till läroportalen via din epost-adress och skapar själv dina inloggningsuppgifter. Namn och inloggningsuppgifter är de personuppgifter som behandlas. Ändamålet med steget är att deltagarna ska kunna genomföra utbildningen och laglig grund är avtal.

Genomför utbildningen

Utöver de övergripande ändamålen som nämns inledningsvis tillkommer nödvändig administration av deltagande och kostönskemål.

    1. Deltagarlista tas fram. Här tar vi fram deltagarlistor och namnskyltar (vi använder samma personuppgifter som vid anmälan till utbildningen) Beträffande specialkostönskemål så mejlas information till de som ansvarar för kosten för aktiviteten så att rätt kost ska kunna tillhandahållas (inga personuppgifter mejlas dock utan enbart det antal som behöver olika typer av specialkost).
    1. Närvaro kontrolleras. Precis innan utbildningen startar görs en närvarokontroll mot deltagarlistorna. Ändamålen bakom detta är (förutom vad som tidigare nämnts) att senare kunna lämna intyg på genomgången utbildning. Vid utbildningar på plats får deltagaren även en namnbricka.
    1. Utbildningen genomförs. De personuppgifter som behandlas är de som finns i föredragshållarens presentation och deltagarlistor. De personuppgifter som inhämtats tidigare rörande specialkost gör att rätt kost kan serveras till dig.

I samband med kursstart delar vi vanligtvis ut en deltagarlista. Många deltagare efterfrågar deltagarlista i samband med utbildning och vi ser nätverkande som en viktig del av kompetensutvecklingen. Med hänvisning till detta bedömer vi att du som deltagare har det intresset och den lagliga grunden är därför berättigat intresse.  I listorna står för- och efternamn samt organisation. Vill du inte att ditt namn och organisation ska stå med på deltagarlistan som delas ut så mejlar du ansvarig projektadministratör vid anmälningstillfället.

Ibland spelas också utbildningen in eller streamas, vilket innebär att personuppgifter rörande de närvarande (bilder) behandlas. Syftet bakom detta är att kunna tillhandahålla utbildning också till de som deltar på distans och ibland i efterhand till de som deltagit. Vi meddelar alltid tydligt i förväg om vi kommer spela in eller streama så att du som deltagare kan höra av dig om du har synpunkter eller frågor. Om du inte är bekväm med detta för vi gärna en dialog med dig hur vi kan undvika att du syns i bild.

Efterarbete

    1. Efterarbete. Efter att kursen genomförts registreras personuppgifter kopplade till närvaro i vårt affärssystem för att korrekta intyg ska kunna utfärdas Har du i samband med anmälan eller genomförandet förmedlat att du vill bli medlem hos Apotekarsocieteten skickas den uppgiften vidare i detta steg till Apotekarsocietetens föreningssupport (se vidare processen Medlemskap på hemsidan).
    2. Utvärdering. För att säkra en hög kvalitet på utbildningarna görs utvärderingar. Dessa kan genomföras efter utbildningstillfället men det förekommer även att mätningar sker både före, under och efter utbildningstillfället. Deltagarna ombeds svara på frågor genom en länk i ett mejl eller via läroportalen. Deltagandet i enkäten sker anonymt. Svaren sammanställs i en rapport och sparas i samma interna mapp som övrig information om utbildningstillfället. En analys genomförs av rapporten och de som medverkat som utbildare får ta del av bedömning som gjorts av deras egna och andra medverkandes prestationer.

Vi raderar den sammanfattande rapporten med enkätsvaren senast 7 år efter genomfört utbildningstillfälle.

    1. Ekonomihantering. I det här steget behandlas personuppgifter som behövs för att sköta betalningar avseende kost och logi samt arvoden.
    2. Utbildning avslutas.Vi gallrar känsliga uppgifter, t ex kostrestriktioner eller allergi, senast 48 timmar efter utbildningens genomförande. Likaså raderas deltagarlista och gruppindelning. Ditt intyg om genomförd utbildning sparas under 5 år, därefter raderas det .

Rekrytering

Har du sökt en anställning hos Apotekarsocieteten, eller dotterbolag till Apotekarsocieteten, behandlar vi dina personuppgifter för att kunna hantera din ansökan.

Behandlingen av personuppgifterna är nödvändig dels för att kunna fullgöra ett eventuellt anställningsavtal och dels för att kunna göra urval för att tillsätta den aktuella tjänsten. De personuppgifter som kan komma att behandlas är namn, kontaktuppgifter, adress, information angivet i CV, eventuella personuppgifter som du anger i personligt brev samt referenser. Du måste själv informera dina referenser om att deras namn och telefonnummer finns registrerat hos oss för ändamålet att du sökt tjänsten.   Vid rekrytering använder vi ofta rekryteringskonsulter. De ombeds ta bort samtliga uppgifter gällande ansökande. En del ansökande vill vara kvar i deras register för att vara sökbar för andra anställningar/uppdrag. Det är ett avtal mellan den sökande och rekryteringskonsulten/-företaget.

Efter avslutad rekrytering kommer, efter utvärdering av rekryteringsprocessen, samtliga inlämnade uppgifter från sökande som inte erbjudits tjänsten att raderas och makuleras i både fysisk och digital form aldrig senare än 6 månader efter rekrytering blivit tillsatt.

Uppgifter som hanteras är:

    • Namn- och efternamn
    • Adress, postnummer och postort
    • E-post och telefonnummer
    • Födelseår eller personnummer
    • Information som uppges i CV
    • Information som uppges i personligt brev
    • Eventuellt inlämnade bilagor till ansökan: betyg, intyg, diplom o dyl.

Hantering av bokföring och skatter

Vi behandlar personuppgifter för att fullgöra vår skyldighet att bokföra och betala skatter och följer då bestämmelser i skattelagstiftning, Bokföringslagen och Årsredovisningslagen (lagliga grunden för detta är rättslig förpliktelse).

Hur vi använder profilering

För att kunna ge god service och anpassade erbjudanden genomför vi viss behandling av medlemmars och kunders personuppgifter. Det kan handla om att erbjuda den som är yrkesverksam inom läkemedelsområdet relevanta utbildningar och aktiviteter. Det kallas profilering.

För att kunna göra det behöver vi ditt uttryckliga samtycke till sådan behandling av personuppgifter. Du ger ditt samtycke via Mina Sidor och kan också när som helst återkalla ditt samtycke. I faktarutan nedan beskriver vi hur vi gör när vi profilerar.

Vill du veta mer om hur vi profilerar och förstå vilken nytta du som medlem eller kund kan ha av detta titta då i våra processbeskrivningar (aktiviteter, stipendier, utbildningar och digitala utbildningar m.fl.).

Fakta: Vilken information vi använder för att profilera i marknadsföringssyfte

För att säkerställa relevansen i våra utskick och erbjudanden använder vi oss av information du angivit på Mina sidor. Från de ibland obligatoriska fälten hämtar vi information om

    • din typ av medlemskap
    • vilket krets/sektion du är medlem i
    • det postnummer du registrerat
    • vilken grundexamen du har

Från de frivilliga fälten hämtar vi information om:

    • var du arbetar eller studerar
    • vilket fält du är verksam inom

I förekommande fall använder vi information om vilka intresseområden du har angivit i samband med beställning av nyhetsbrev från oss.

Slutligen använder vi också information om vilka kampanjer du utnyttjat, om du tilldelats diplom eller blivit certifierad, tidigare deltagande i utbildningar och aktiviteter.

Som alltid är vår ambition att aldrig använda mer data än vad som krävs för att bibehålla relevansen i kommunikationen med dig. Vi kommer att utvärdera vår dataanvändning fortlöpande och skulle vi utöka mängden profileringsdata kommer vi att berätta det för dig.

Dina rättigheter

Om du tycker att vi behandlat dina personuppgifter på ett felaktigt sätt eller att de behöver kompletteras har du rätt att begära att vi rättar dem och om du inte vill att vi ska fortsätta behandla personuppgifter har du rätt att begära att vi ska radera dem. Vi kommer rätta och radera personuppgifterna om det är möjligt i förhållande till vårt ändamål med behandlingen, de lagregler vi är skyldiga att följa och de avtal som vi ingått med dig som registrerad.

Om du gett ett samtycke till behandling har du alltid rätt att återkalla samtycket och då kommer vi sluta med de behandlingar som omfattas av samtycket.  Du kan också invända mot behandling vi gör beträffande marknadsföring eller profilering liksom om du har egna personliga skäl för att inte vilja få uppgifterna behandlade. Om du invänder kommer vi att pröva om vi ska radera dem. Självklart kommer vi alltid att radera personuppgifter om du inte längre önskar ta emot marknadsföring från oss eller bli profilerad.

Om du är i en rättslig tvist och behöver dina personuppgifter som bevis kan du också begära att vi inte raderar dina uppgifter (kallas begränsning). Du har också rätt att begära begränsning när du ber oss rätta/radera uppgifter, vilket innebär att vi får inte använder uppgifterna under den tid vi undersöker om vi kan rätta/radera dem.

Slutligen har du rätt att få besked om vilka behandlingar vi gör om dig (kallas ibland registerutdrag). Ett sådant ska bl.a. innehålla beskrivning av ändamål och laglig grund med behandlingarna och vilka kategorier personuppgifter det rör sig om. Denna typ av information har vi redan sammanställt på övergripande nivå – se ovan under Hur vi behandlar personuppgifter vilket är ett enkelt sätt för dig att få information hur vi arbetar med dina personuppgifter.

Vill du veta mer om dina rättigheter kan du läsa i Allmänna frågor om EU:s dataskyddsreform hos Integritetsskyddsmyndigheten.